Рубрика: Автоматизация на 1С

Сургутский торговый центр «Автомолл» решил автоматизировать управление 34 магазинами на базе «1С:УНФ». Внедрение позволило сделать бизнес магазинов прозрачным, систематизировать финансовую отчетность, создать единую базу клиентов и общую телефонию, дало возможность выявить изъятие денег из бизнеса партнерами, вскрыло задолженности на несколько сотен тысяч рублей, повысило прибыльность компании и сервис, оказываемый клиентам.  

ТЦ как единая система

В торговом центре «Автомолл» работают 34 магазина-отдела, продающих автозапчасти, и сервис технического обслуживания (СТО). Торговым центром руководит управляющая компания. Каждый магазин-отдел платит владельцам за аренду торговой площади. Это является основным доходом торгового центра. Кроме того, владельцы торгового центра являются совладельцами основной части магазинов, но не участвуют в операционной работе, а находят партнеров, готовых заниматься операционным управлением, инвестируют деньги, открывают партнерский магазин и получают свою долю прибыли. Совладелец торговой точки является индивидуальным предпринимателем. Как пояснили в компании, в основном партнерами становятся молодые люди, хорошо проявившие себя в роли продавцов автотоварами, которым предложили инвестиции и возможность развиваться в качестве предпринимателей в этих проектах. Дивиденды таких магазинов являются вторым доходом владельцев торгового центра. Отделов, открытых сторонними компаниями, не более 15%. В итоге владельцам торгового центра приходится контролировать управляющую компанию и каждый магазин, потому что это отдельные бизнесы внутри одного большого бизнеса.

И хотя фактически это разные магазины с разными владельцами, у них должна быть единая база клиентов. Владельцам было важно, чтобы клиент мог зайти в один отдел-магазин, а там бы уже знали, как его зовут, когда и что он покупал в других отделах. «Представьте, что вы идете по большому моллу, зашли в один отдел – купили очки, потом зашли в магазин одежды, а вам говорят: «У нас для вас есть очень классная футболка, которая идеально подойдет к вашими новым очкам», – приводит пример руководитель проекта компании «Авто База»Сергей Мельник. – Перед ТЦ стояла задача максимально облегчить выбор покупателя, чтобы он понимал, где и что ему купить, чтобы решить свою проблему».

Специально для решения задач автоматизации управления сложной структурой бизнеса «Автомолла» была создана компания «Авто База», в которую вошли четыре ИТ-сотрудника.

Как добиться синхронизации

Для проекта интеграции было выбрано решение
«1С:Управление нашей фирмой»
. «Используем программу «1С:УНФ» как фундамент, так как в базовой конфигурации уже имеется набор популярных «хотелок» клиента, а также программу очень легко интегрировать в любую бизнес-модель», – поясняет Сергей Мельник. Процесс автоматизации длился шесть месяцев. В настоящее время на «1С:Управление нашей фирмой» переведено 15 магазинов-отделов, процесс продолжается. «Длительность сроков связана с тем, что фактически все идеи мы предлагали и создавали сами, начиная с бизнес-процессов и заканчивая дизайном, – рассказывает Сергей Мельник. – Большая часть времени ушла на погружение в процессы бизнеса и анализ. Перед нами стояла и до сих пор стоит задача реализовать «синхрон» с технической точки зрения: создать единую телефонию, единую базу данных, где видны все транзакции клиента во всех отделах, единую систему номенклатур. Это все при том, что каждый отдел использует свою базу «1С» разных конфигураций и является самостоятельным бизнесом».

Еще одной важной задачей проекта была систематизация ежемесячной финансовой отчетности. До единой системы автоматизации партнеры ТЦ отчитывались об экономике магазина перед владельцами в виде простых Excel-табличек, где записаны приходы денег и оплаты. Достоверность таких данных была под сомнением. Бизнес не был прозрачным, и это беспокоило владельцев-инвесторов.

Единая финансовая отчетность

В 15 магазинах, уже подключенных к системе, созданы новые правила сдачи финансовой отчетности. Теперь отчетность автоматически отправляется 5-го числа каждого месяца основным владельцам-инвесторам. По формату это отчеты из «Анализа бизнеса» программы «1С:УНФ» – «Доходы-расходы», «Денежный поток», «Управленческий баланс».

«В «Анализе бизнеса» создали единый стандарт статей «движение денежных средств», «затраты», «отчеты», – рассказывает Сергей Мельник. – Обучили сотрудников правильно вносить данные и оформлять документы, ввели кассовую дисциплину. Научили учредителей читать отчеты и проверять их достоверность».

«В ряде магазинов были выявлены факты «несанкционированных» изъятий денег из бизнеса партнерами, – говорит Сергей Мельник. – Причем, мы заметили, что в этих магазинах было самое большое сопротивление партнеров при внедрении».

Единая база данных клиентов

Так как до внедрения магазины технически не были объединены сетью и не имели общих баз данных, покупателям приходилось при посещении разных магазинов каждый раз давать паспорт транспортного средства и контактные данные для оформления заказа. То же самое – при звонках в магазин: приходилось каждый раз называть свой VIN, что не очень удобно, особенно если едешь за рулем. Поэтому была создана единая база, в которую загрузили данные 150 тыс. клиентов с автономерами, кодами транспортного средства и контактами. База данных по API обменивается информацией с «1С» каждого магазина.

Общая база данных открыла новые возможности для развития торгового центра, так как позволила:

• упростить процесс коммуникации с клиентами;

• замерять конверсию по магазинам при звонках;

• замерять потоки клиентов из сервиса технического обслуживания в магазины и обратно;

• ввести единый подарочный сертификат, который дает возможность клиенту купить нужный товар в любом магазине молла.

«До внедрения каждый магазин продавал свои сертификаты, – рассказывает Сергей Мельник. – Представьте, вам дарят сертификат в магазин «Автомолла» на автомобильные болты, а вам необходимо купить провода, но нет, извините, это уже другой магазин и там сертификат не действует. Пользоваться разными сертификатами было не очень удобно, поэтому ввели единый сертификат ТЦ».

Единая телефония

До внедрения проекта все потоки звонков распределялись вручную. Клиент звонил на общий номер, и сотрудники администрации перенаправляли его в конкретный магазин. Возникала проблема – у отвечающего человека было очень мало времени на обслуживание. Например, один оператор мог обслужить одного клиента по телефону за 30 секунд – выяснить потребность, посмотреть таблицу с номерами и перевести в нужный магазин. В пиковые моменты нагрузка увеличивалась, очередь звонивших вырастала до 13 человек. Было подсчитано, что как минимум каждый третий клиент был потерян, потому что не дозвонился.

Команда проекта создала робота, который распознает, что говорит клиент, и переводит звонок в нужный магазин. Далее входящий звонок отображается в программе «1С» магазина и благодаря общей базе данных клиентов сотрудник магазина при приеме звонка сразу видит, какой автомобиль у клиента, что избавляет последнего от необходимости диктовать свой VIN.

Если звонок не могут принять, через телеграм-бот приходит уведомление сотрудникам и руководителю, что есть пропущенный вызов.

У каждого магазина-отдела есть свой личный кабинет, где сотрудники могут отслеживать статистику звонков, прослушать разговоры, а также подать заявку на редактирование ключевых слов для робота.

Сейчас торговые отделы, в которых уже внедрена программа «1С:УНФ», принимают звонки и смотрят статистику прямо в своей базе. Для других отделов, чтобы не тратить время и ресурсы на адаптацию и доработку их баз «1С», была создана единая база «1С:Предприятие» в своей конфигурации. Каждый отдел имеет свой доступ в эту базу, может принимать звонки и смотреть статистику. Это позволило централизованно делать обновления.

Взаимодействия со службой технического обслуживания

Служба технического обслуживания пока не перешла на «1С:УНФ» и использует другую конфигурацию. Для коммуникации СТО и магазинов внедрена единая электронная площадка, где на основании заказ-нарядов базы автоматически создаются заявки с информацией, какая деталь нужна клиенту. Написанная специалистами «Авто базы» программа AI по наименованию услуги из заказ-наряда понимает, какая деталь необходима для ремонта. Обмен информацией с другими базами происходит через API и центральную базу данных.

По правилам «Автомолла», СТО не имеет права закупать запчасти нигде, кроме как в магазинах самого ТЦ. По словам Сергея Мельника, до внедрения отследить соблюдение этого правила было очень сложно. Кроме того, продавцы магазинов имели возможность продавать запчасти «из-под полки», что наносило финансовый урон торговому центру. Сейчас, как только приемщики СТО создают в своей базе заказ-наряд, данные автоматически попадают в соответствующий магазин. Управляющая компания и каждый магазин видят, сколько машин с запросами по их запчастям приезжают на СТО и сколько из этого потока покупается у них.

Техподдержка управляющей компании

Команда «Авто базы» оказывает техническую поддержку всех пользователей «1С:УНФ» в «Автомолле». Всего в программе работают 105 пользователей. Чтобы не было хаоса, процесс подачи заявок происходит через чат-бот в Телеграме. Пользователь пишет сообщение боту. Заявка отображается в рабочей «1С», и по мере изменения статусов пользователю приходят уведомления через бот.

«Ранее весь управленческий учет велся в одном файле Excel, который был понятен только помощнику руководителя, – рассказывает Сергей Мельник. – Но в один прекрасный день пользователь случайно удалил часть столбцов, и громоздкий файл стал бесполезен – данные были потеряны. Поэтому мы внедрили «1С:УНФ» и в Управляющую компанию. Обучили персонал, который под нашим контролем внес в базу все документы за несколько лет. Обнаружилось, что данные по прибыли, ранее предоставленные из Excel, и данные по прибыли в УНФ значительно различаются. Также обнаружились ошибки во взаиморасчетах с арендаторами, вскрылись задолженности перед УК на несколько сотен тысяч рублей». Сейчас все собственники получают актуальную информацию в виде отчетов «Анализ бизнеса». Проект более глубокой автоматизации молла продолжается.

Валерия Миронова, Retail.ru

Выигрывает тот, кто не теряет

Английский глагол «to lose» имеет несколько значений: «терять» и «проигрывать». Иными словами, «потеря» так или иначе приравнивается к «проигрышу». Компания, которая стремится «не терять» на каждом из этапов своей работы, уже в выигрыше, ведь её эффективность повышается.

Задавшись целью достичь такого уровня, когда потери минимальны, розничная сеть «Магнит» обратила своё внимание на совершенствование внутренних процессов, связанных с техобслуживанием и ремонтами оборудования. Более 16 тысяч магазинов по всей стране — это десятки тысяч единиц техники, которую необходимо постоянно поддерживать в рабочем состоянии. За исправность оборудования магазинов, распределительных центров, производства и всей обслуживающей инфраструктуры ритейлера отвечает эксплуатационная служба. Для совместной реализации проекта по созданию и внедрению системы автоматизации бизнес-процессов эксплуатации был выбран разработчик «1С:ТОИР 2 КОРП» — компания «Деснол Софт».

Результаты проекта

Сегодня в системе «1С:ТОИР 2 КОРП», внедрённой в «Магните», ведётся учёт ремонтов всего оборудования, обеспечивающего функционирование розничной сети: торгового, производственного, складского, а также учёт ремонта зданий, сооружений и инженерной инфраструктуры. С помощью мобильного приложения сегодня ведутся работы по выполнению как аварийных, так и плановых ремонтов. Результат не заставил себя ждать: удалось повысить оперативность, качество и количество выполняемых задач.

Сегодня в системе «1С:ТОИР 2 КОРП», внедрённой в «Магните», ведётся учёт ремонтов всего оборудования, обеспечивающего функционирование розничной сети: торгового, производственного, складского, а также учёт ремонта зданий, сооружений и инженерной инфраструктуры. Для служб эксплуатации система является основой управления, ведь в ней можно вести архив всей нормативной и технической документации, рассчитывать графики планово-предупредительных ремонтов, выписывать наряды на работы. Пользователи системы также имеют полный комплекс сведений для формирования договоров, заявок на материально-техническое обеспечение.

Мобилизация службы эксплуатации

Для дистанционного управления полным циклом техобслуживания и ремонтов оборудования использовано специальное мобильное приложение — уникальная разработка «Деснол Софт» на платформе «1С:Предприятие». Мобильное приложение создано по тем параметрам, которые необходимы для бесперебойной работы бригад и оптимальной загруженности сотрудников. Вся информация об оборудовании хранится в централизованной базе «1С:ТОИР 2 КОРП», при этом настроен двухсторонний обмен данными с системой через приложение в смартфоне.

Рабочему по обслуживанию объектов приходит push-уведомление с заявкой на ремонт. Каждый исполнитель видит в приложении только свои заявки, которые формируются в список. Его можно сортировать по значимости (критичности) и местонахождению магазина. В заявке специалист получает исчерпывающую информацию: целевую дату выполнения работ, адрес магазина, контакты заказчика (директора торговой точки), описание проблемы. Для оперативной обработки сведений каждая единица оборудования имеет штрих-код. Считав его при помощи мобильного телефона, сотрудник может легко узнать историю эксплуатации техники. Завершив работы по заявке, специалист прямо в приложении формирует акт о выполнении задачи и отправляет его в систему.

Помимо этого есть возможность фиксировать дефекты оборудования, которые могут быть выявлены «в поле», т. е. в магазине. Фактически поставив сам себе дополнительную задачу и выполнив её, сотрудник экономит время директора объекта (не надо давать дополнительную заявку) и имеет инструмент для учёта собственных трудозатрат (мобильное приложение помогает отчитаться по задачам, возникшим в процессе ремонта).

В мобильном приложении настроен чат, где профильный инженер может общаться с рабочим по конкретной задаче. Там же можно обмениваться не только текстовыми сообщениями, но и фотографиями. Например, в ходе ремонта возник вопрос по конкретной проблеме. Рабочий пишет инженеру, прикладывает фото. Тот оценивает ситуацию и даёт консультацию по дальнейшим действиям. Это лишь один из примеров коммуникации. Другой — удалённый контроль качества выполнения работ, когда исполнитель отчитывается о проделанном ремонте и в подтверждение прикладывает изображение.

«Снять с ручника» и быть всегда онлайн

Итак, теперь у специалистов, которые работают с мобильным приложением, с одной стороны, есть возможность всегда находиться онлайн и быть в курсе стоящих перед ними задач. С другой стороны, персоналом, который всегда на связи, гораздо проще управлять и повышать эффективность его работы. Становится возможным многофакторный контроль: можно отследить перемещения сотрудников, используя геолокацию, сформировать маршруты и графики, определить количество времени на выполнение ремонта.

С помощью мобильного приложения сегодня ведутся работы по выполнению как аварийных, так и плановых ремонтов. Полезный функционал программы связан и с управлением материально-техническим обеспечением. Теперь, получая заявку, сотрудник сразу же резервирует необходимые запчасти. В системе «1С:ТОИР 2 КОРП» отражается актуальная информация о движении материалов по складам компании. Это позволяет вести план-фактный анализ расходов на выполнение ремонтов и постоянно иметь под рукой необходимые запчасти.

Результат не заставил себя ждать: удалось повысить оперативность, качество и количество выполняемых задач.  Благодаря тому, что в автоматизированной системе стали фиксировать результаты выполненных работ, улучшилась исполнительная дисциплина.

Особенности системы управления ремонтами и обслуживанием оборудования

Для того, чтобы повысить оперативность подразделений по ремонту и обеспечить контроль за результатами работы, специалисты компании «Деснол Софт» расширили функционал системы «1С:ТОИР 2 КОРП», выполнили необходимые интеграции для обмена данными с другими информационными системами «Магнита» и разработали принципиально новые автоматизированные рабочие места.

Например, автоматизирован процесс постановки групповых задач — можно одним действием дать задачу по всем магазинам, при этом в мобильное приложение всем ответственным приходят заявки, а из головной компании контролируется их выполнение. Предусмотрено автоматизированное рабочее место для диспетчера ситуационного центра по учёту критических аварийных ситуаций. В случае нештатной ситуации специалист управляет её устранением, а уведомления исполнителям рассылаются в приоритетном порядке.

Автоматизирован процесс аудита, которым занимается каждый профильный инженер. В ходе ежегодной проверки торговой сети обследуется состояние конкретного вида оборудования в каждом магазине и регистрируются замечания. Раньше чек-лист с результатами составлялся вручную. Теперь инженер моментально направляет предписания ремонтникам, а те незамедлительно приступают к устранению недочётов. Автоматизирована работа распределительных центров — их в компании 37. Именно из этих логистических комплексов тысячи фур ежедневно оперативно доставляют свежую продукцию в магазины.

Проведенная интеграция с автоматизированной системой управления технологическими процессами (АСУ ТП) позволяет полностью снять нагрузку с пользователей по выполнению рутинных операций ввода показателей работы оборудования в «1С:ТОИР 2 КОРП». Данные с датчиков снимаются автоматически, а если происходит отклонение от нормы, система сигнализирует о возможном дефекте. При этом «умная» интеграция помогает не регистрировать «фальшивые» заявки — к примеру, когда датчики АСУ ТП выдают неверные сведения по причине сбоя электроэнергии, в то время как оборудование работает исправно.

Аналитика и контроль

Сейчас при помощи мобильных устройств работают все сотрудники службы эксплуатации, непосредственно отвечающие за устранение аварий и ремонт оборудования. В «Магните» полностью автоматизирована маршрутизация заявок на ремонт. За каждым подразделением и торговой точкой закреплены ответственные. Чёткое территориальное распределение позволило в разы увеличить скорость маршрутизации заявок от заказчиков до непосредственных исполнителей. За счёт закрепления сотрудников за объектами появился инструмент для оценки текущей загрузки персонала. Система позволяет увидеть реальную загруженность специалистов в разрезе формата торговой точки и эксплуатационного направления, которое отвечает за исправную работу конкретного вида оборудования (холодильников, кондиционеров и пр.). Теперь на основании реальных данных можно заниматься нормированием работ, анализом эффективности деятельности сотрудников.

Департамент эксплуатации получил инструмент учёта данных и управления затратами, связанными с ремонтом оборудования: и при плановом, и при аварийном ремонте рассчитывается трудоёмкость каждой операции, время работы, количество человек, участвующих в процессе, а также материалов. На основании статистики можно вести анализ поломок оборудования, составлять список оборудования и запчастей, которые ломаются чаще или реже, формировать техзадания на закупку новой техники.

За счёт внедрения учёта материалов происходит экономия средств: сокращается их нецелевое использование и уменьшаются потери. Компания может оптимизировать запасы на складах, оставив только то, что необходимо, а также использовать для ремонта материалы со складов соседних филиалов.

Проблема:

• Большое количество ошибок при оформлении заказов (неудобный номенклатурный справочник, ручные скидки);

• Большая трудоемкость при планировании  заказов поставщикам;

• Длительное время подготовки информации, на основании которой принимаются управленческие решения;

• Отсутствие информации о плановых и фактических обучениях и аттестациях сотрудников;

• Длительный поиск кадровой информации по сотруднику;

• Длительное оформление первичных документов;

• Практически «ручной» расчет заработной платы;

• Ввод начислений по сотрудникам по нескольким информационным базам;

• Длительный период расчета заработной платы.
  

  

  Задача:

  Для решения выявленных проблем руководством компании «Оптика Кронос» было поставлено несколько задач:

  • обеспечить руководство компании оперативной и достоверной информацией, необходимой для принятия управленческих решений;
  • создание единой корпоративной информационной системы, позволяющей развиваться бизнесу;
  • повысить эффективность работы сотрудников за счет автоматизации трудоемких рутинных операций и не автоматизированных ранее функций.

  Для дальнейшего развития компании и удержания лидерских позиций на рынке необходимо было упростить и ускорить решение ежедневных задач каждого салона сети – сократить время на оформление и расчет стоимости заказов покупателей с учетом персональных скидок и текущих акций, повысить точность планирования потребностей в товарах, обеспечить гибкое и рациональное управление ассортиментом и ценовой политикой. Кроме того, требовалось автоматизировать расчет заработной платы сотрудникам по различным мотивационным схемам и ускорить оформление кадровых документов. Руководству нужны были инструменты для оперативного  планирования и контроля деятельности салонов.

  

  Решение:

  Руководством сети “Оптика Кронос”  было принято решение о внедрении программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2».

  Результат:

  • Оптимизированы запасы товара в торговых точках и на центральном складе. Закупки теперь планируются на основании заказов покупателей. Это помогло снизить объемы хранящихся на складах товаров с низкой оборачиваемостью и пересмотреть объемы закупок товаров по каждой ценовой категории. Складские запасы по всей сети сокращены на 5% в денежном эквиваленте, при этом богатство ассортимента сохранилось: сеть по-прежнему продает 84 тысячи наименований различных очков, оправ, линз, аксессуаров и оптических приборов. В результате компания уменьшила затраты на хранение излишков складских запасов и повысила эффективность использования оборотных средств, сделав акцент на выпуске продукции под собственной торговой маркой.  
  • Автоматизирована работа консультантов. Сотрудники салонов теперь быстрее обрабатывают заказы, принимают авансы от покупателей, выдают карты лояльности, оформляют продажи товара, подарочных сертификатов и т.д. Скорость оформления продаж увеличилась в 2 раза, клиентам больше не приходится терять время в ожидании нужной информации или документов на покупку.
  • Создана единая для всей сети оптик база данных о рекламных акциях (а их в среднем проводится 5-7 ежемесячно). Это помогает эффективно реализовать ценовую политику компании. Расчет всех видов скидок унифицирован и автоматически выполняется в системе. Исключены ошибки при расчете итоговой стоимости заказов с учетом скидок и акций. Недоразумения при расчёте стоимости “акционных” товаров полностью исключены, и покупатель теперь точно знает, сколько стоит приглянувшийся ему товар.
  • Все это помогло повысить лояльность клиентов к компании. Увеличилось количество повторных обращений клиентов, возросло число покупателей, пришедших “по рекомендации”. С помощью новой системы ведется активная работа по дальнейшему наращиванию объема продаж и повышению рентабельности в каждом из салонов оптик.

  Кроме того, повысилась скорость и точность  расчета заработной платы сотрудникам с учетом различных критериев, премий и надбавок. Мотивационные схемы просты и полностью понятны сотрудникам, уровень их доверия к компании вырос. Появилась возможность более оперативно и рационально планировать занятость сотрудников, составлять графики отпусков. Сокращено время на оформление первичных кадровых документов, запросы сотрудников в кадровую службу обрабатываются быстрее. Скорость расчета заработной платы для персонала всей сети оптик сокращена вдвое – с 10 до 5 дней.

  
  Комментарий эксперта

  Игорь Юров, заместитель генерального директора по информационным технологиям ГК «Кронос» комментирует итоги проекта:  “Система, созданная на основе “1С:ERP” помогла нам
  объединить в одной информационной базе работу всех салонов нашей сети. В итоге
  наша система оперативно отражает всю информацию, связанную с деятельностью
  компании, позволяя детально анализировать результаты работы, например, объемы
  продаж линз через вендинговые автоматы. Теперь мы в любое время можем точно и
  быстро оценить рентабельность каждой нашей торговой точки, а ранее нам
  требовалось несколько дней для получения достоверных данных. Мы на 5% снизили
  складские запасы без сокращения ассортимента товаров, по максимуму исключили
  человеческий фактор при оформлении заказов покупателей и расчете скидок, вдвое
  ускорили расчет зарплаты сотрудникам. В итоге мы получили хороший потенциал для
  дальнейшего совершенствования бизнес-процессов и развития бизнеса в
  целом”.
  
  Комментарий эксперта

  Денис Клименко, заместитель генерального директора по работе с корпоративными клиентами “1С-Рарус” в Нижнем Новгороде:
  “В целом новую программу персонал воспринял позитивно.
  Новая система работает быстрее. Много новых возможностей, которых до этого
  просто не было: просмотр остатков по всем салонам, анализ собственных продаж
  продавцом в любой день месяца для понимания своих бонусов с продаж”.